Hva er egentlig budsjetter, prognoser og rullerende budsjetter? 

Begrepene er mange og benyttes på ulike måter. Det mest sentrale i alle disse begreper er å beskrive forventninger om en mulig framtid. I de fleste virksomheter er det sentrale målet å beskrive dette i økonomiske termer, som resultatverdier, balanseverdier og likviditet for de kommende perioder, men for mange er effektivitet og kapasitetsplanlegging like sentralt. Begrepene er forsøk på å beskrive prosessen bak og datagrunnlaget bak forventningstallene, men det finnes ingen entydig og allmenn definisjon av disse ordene.

Budsjetter vil ofte ha en større dybde og en mer omfattende prosess, og involverer oftest flere ansvarlige i organisasjonen for å komme fram til budsjettallene. Dette er gjerne en årlig prosess for å skape neste års finansbudsjett.

Prognoser blir vanligvis en periodisk tallgymnastikk hos økonomiansvarlig, for å korrigere budsjettene med endringer fra den virkelige verden. Det ender gjerne med regnskap hittil i år kombinert med budsjetter eller korrigerte budsjetter for resten av året. En prognose kan imidlertid også være noe helt annet. Om du har noen års historikk, kan en prognose være en matematisk analyse av de historiske verdier som framskrives for de kommende perioder, slik at sesongindekser, sammenhenger og utvikling i de historiske tall ligger til grunn for antagelser om framtiden. Om det skjer endringer som har betydning for framtiden på kort eller lang sikt, må dette legges inn som korrigeringer i modellen.

Rullerende budsjetter er gjerne prognoser for de neste 12 måneder og kanskje sammen med regnskap for de foregående 12 måneder, uavhengig av årsskifte. Dette kan gi et litt annet bilde av utviklingen underveis i året, siden man hele tiden har et 12 måneders perspektiv på tallene. Med et rullerende budsjett for de neste 12 måneder, vil tallene hele tiden ha med et års perspektiv hvor alle årets måneder er med, og det er derfor lettere å sammenligne situasjonen og utviklingen i selskapets økonomi underveis i året mot tidligere årsregnskaper. Det rullerende budsjettet har "et helt år" som perspektiv, selv om året er dreid litt rundt og ikke alltid starter med januar.

Fokus på styring og kontroll
Budsjettprosessen og oppfølging av budsjetter vil som oftest være knyttet til forutgående kapasitets og driftsplanlegging. Det finansielle budsjettet blir en konsekvens av hva man har tenkt å benytte av innsatsfaktorer, og de forventninger og planer man har for effektivitet og kapasitetsgrenser. Det som blir viktig er å ha fokus på de kritiske suksessfaktorer og de begrensende faktorer for virksomhetsomfang (KPIer). Om det er satt fokus på hva som begrenser virksomhetsomfang og hva som er kritiske suksessfaktorer for utvikling og drift, vil det gi et godt styringsfokus å definere disse faktorer som nøkkeltall, og gi disse nøkkeltallene fokus i planlegging, budsjettering og oppfølging gjennom året.

Når vi ser på finansielle nøkkeltall er det kun noen få som baseres kun på resultatverdier. Dette er for eksempel dekningsgrad, EBITDA og resultatgrad. Alle andre nøkkeltall baseres på balansetall sammen med resultattall eller bare balansetall. Eksempler er finansieringsgrad, arbeidskapital, avkastningsgrad, osv. i tillegg kommer de KPIer vi har definert for vår virksomhet som kan være fokusert på kapasitetsutnyttelse, effektivitet, etc. Eksempler kan være omsetning og resultat per ansatt, per kvadratmeter butikkareal, per bil, per Km., per maskintime, osv.

Det viktige med budsjetter og prognoser er å kunne ivareta de parametre som nøkkeltallsoppfølgingen krever. Dette betyr at balansebudsjettet og likviditetsbudsjettet blir like viktig og kanskje viktigere enn resultatbudsjettet, og budsjettunderlag som beskriver kapasitet og effektivitet blir like viktig som finansbudsjettet.