Key Performance Indicators (KPI) og Critical Success Factors, er amerikanske uttrykk for det jeg gjerne benevner "viktige nøkkeltall".

I enhver virksomhet er det noen faktorer som er viktigere enn andre, og noen faktorer som er kritiske for virksomhetens overlevelse og utvikling.

Alle virksomheter har en eller flere begrensende faktorer for virksomhetsomfang, samt noen faktorer som kan true evnen til å overleve på kort eller lang sikt. Dette kan være kapital, marked, råvarer, ressurspersoner, lokaler/lokalitet eller andre spesifikke ressurser i den enkelte virksomhet.  Om det er begrenset tilgang på en viktig ressurs, er det av vesentlig betydning å utnytte denne ressursen maksimalt.  I mange sammenhenger er tilgangen på investeringskapital eller driftskapital den begrensende faktor for virksomhetsomfang. Det skaper et fokus på likviditet , kapitalavkastning, rentabilitet og finansieringsgrad.

Ofte blir man bekymret når det skorter på likviditet, fordi det er en avgjørende faktor for å kunne betjene sine gjeldsposter på kort og lang sikt. Det er selvfølgelig riktig å ha et kontinuerlig fokus på likviditet og kapital, men om kapital er den mest begrensende faktor for virksomhetsomfang, bør man kanskje være like bekymret om det blir for mye ledig kapital i selskapet? Da har man muligens ikke utnyttet minimumsressursen tilstrekkelig, eller man har ikke evne eller vilje til å ta nødvendig risiko. Man kan spare seg til fant, som et gammelt ordtak sier.

I de fleste virksomheter vil likviditet og avkastning på kapitalen være nesten obligatoriske nøkkeltall, men ofte er det andre nøkkeltall som er kritiske. I en tradisjonell modell og i en balansert målstyring, vil det være nøkkeltall fra ulike sider av virksomheten som sammen skaper et bilde av hvordan det "står til". Dette omfatter ofte nøkkeltall fra økonomi, personal, kundetilfredshet, kvalitet, effektivitet, osv. Norton og Kaplan har definert en modell for balansert målstyring som mange benytter.  Det som imidlertid er sentralt ved utvikling av en nøkkeltallsmodell for virksomheten, er å fokusere på de faktorene som er kritiske og begrensende. Dette kan i en butikk/forretning være omsetning per kvadratmeter butikkflate eller omsetning per kunde, mens det i en tjenesteytende bedrift kan være omsetning per ansatt, faktureringsgrad som fakturerte timer av totalt antall tilgjengelige timer, etc.

Det som er avgjørende for en god modell for nøkkeltallsstyring i den enkelte virksomhet er å definere hvilke faktorer som er avgjørende for overlevelse og vekst, og hvilke faktorer som begrenser virksomhetsomfang